como hacer un balance de situación en Excel

¿Cómo hacer un balance de situación en Excel?

Cuando nos referimos a un balance de situación, que en inglés es denominado balance statement y account balance, nos estamos refiriendo a uno de los balances de estado financiero que son primordiales en las empresas.

¿Qué se reflejará en un balance?

En estos se reflejará en qué situación tanto económica como financiera se encuentra la empresa, especificando el patrimonio neto y el pasivo y en qué se aplican los activos y todo esto tendrá que demostrar un instante en el tiempo de manera estática, contrariamente a otros análisis empresariales que podemos llevar a cabo, en los que se puede detallar el comportamiento en un determinado período, con evoluciones.

En este artículo te introduciremos en cómo realizar un balance de situación mediante una plantilla de cálculos y te contaremos por qué es una herramienta fundamental para conocer el desarrollo de tu empresa.

Excel como método para generar balances de situación

Es probable que tú no hagas directamente los balances de situación de la empresa que posees o para la que trabajas, pero lo cierto es que, aún si tienes a tu propio contador que realice estos balances por ti, este también utilizará la plantilla de cálculos Excel para confeccionarlo.

En el caso de tener que hacerlo tú mismo, es bueno saber que existe una planilla particular para realizar este tipo de balances, pero en el caso de no tenerla podrás elegir la opción de “hoja de contabilidad sencilla”, algo que posee todos los elementos que necesitas para que, rellenando los espacios de manera correcta, consigas el balance que necesitas.

Las fuentes de financiación de una empresa se resumen conceptualmente a los accionistas y las subvenciones, que ambas forman parte del “patrimonio neto” la deuda con el banco, que correspondería al “pasivo” y todo lo que engloba a otros pasivos, entre los cuales se encuentra el pago a proveedores entre otros.

Todo esto se encuentra en la planilla de cálculos especial del lado derecho y corresponde a la denominación “Patrimonio Neto y Pasivo”

Identificando los elementos del balance

Identificando los elementos del balance

Dentro de los activos tendremos dos diferentes catalogaciones, que son los Activos Corrientes y los Activos no Corrientes, mientras que en el Patrimonio neto encontraremos el mismo Patrimonio Neto, el Pasivo Corriente y el Pasivo No corriente.  Está claro que la suma de los activos tiene que ser igual a la suma de los pasivos y el patrimonio neto.

Lo primero que debemos hacer es distinguir bien frente  a cuál de estos elementos mencionados anteriormente nos encontramos. En el caso de ser un bien o un derecho, esto formará parte de los activos, mientras que, si es una obligación entrará en la parte del pasivo o del patrimonio neto.

Carácter de los activos

Los activos pueden ser a largo o a corto plazo. Si son a corto plazo, esto querrá decir que se encuentran dentro de la empresa por menos de un año, estos entrarán en los Activos no Corrientes, mientras que, si esos activos perduran en la compañía durante más de un año, se los denominará Activos Corrientes.

Carácter del pasivo y Patrimonio Neto

Para saber en dónde entran nuestros pasivos, tendremos que saber si es algo que debemos afrontar, es decir devolver, o no.

En el caso de que haya que afrontarlos se tratará de un Pasivo, mientras que formarán parte del Patrimonio neto aquellas obligaciones que se quedarán en la empresa durante largos períodos de tiempo.

En el caso de los Pasivos, al igual que con los activos, tendremos que saber si se devuelven a corto o a largo plazo, para ubicarlos en Pasivo no Corriente o Pasivo Corriente.

Estos son los parámetros que verás en el Excel, para rellenar en donde necesites ponerlo, los activos los encontrarás en la parte izquierda, mientras que los pasivos y patrimonio neto se alojarán a la derecha de tu planilla.

Ejemplos de situaciones para sumar al balance

Ejemplos de situaciones para sumar al balance

Ya sabemos cómo se ubica cada concepto en un balance de situación, pero lo que nos quedaría entender es cuáles situaciones del desarrollo de una empresa debe ir en cada uno de estos lugares.

Supongamos que nuestra empresa tiene un vehículo mediante el cual transportamos nuestra mercadería. En ese caso, nuestro transporte entraría en los activos, ya que es un bien que la empresa posee.

En el caso de pertenecer este vehículo a la empresa durante más de un año ese activo formará parte de los No Corrientes.

Una empresa puede dedicarse a la compra y venta de mercaderías, por lo que las mercaderías que compramos también forman parte del Activo, pero al saber que esto se venderá lo más pronto posible y no pasará más de un año en no pertenecer más a nosotros, este entra en los Activos Corrientes, entre los cuales también se encuentran los clientes y los bancos.

Por el otro lado, una inversión realizada por uno de los socios como capital inicial entrará en la lista del Patrimonio Neto, ya que es una obligación que no deberá devolverse.

En el caso de que nuestra empresa contraiga un préstamo, esta deuda a largo plazo formará parte del Pasivo No Corriente, mientras que en el Pasivo Corriente entrarán determinados préstamos que se deben cancelar en menos tiempo de lo que corresponde a un período fiscal.

Es decir, algo que dentro de menos de un año debe estar pago, mientras que el pago a los Proveedores también formará parte de esta, ya que se realiza en un período menor al año, generalmente, mensualmente.

 

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